Kuidas Smartsheeti automaatika töötab
Iga automaatika koosneb kolmest osast: päästik (millal käivitada), tingimus (kellele see kehtib) ja tegevus (mis juhtub). Reeglite seadistamine toimub visuaalselt, koodi ei kirjuta. Pro tasemel on 250 automaatikat kuus, Business ja Enterprise tasemel piiramatu.
1. Teavitus uuele ülesandele
Päästik: uus rida lisandub
Tegevus: e-post omanikule: „Sulle on määratud uus ülesanne [pealkiri], tähtaeg [kuupäev]"
Klassikaline esimene automaatika. Kõrvaldab olukorra, kus keegi ei teagi, et talle on uus ülesanne määratud.
2. Tähtaja meeldetuletus enne
Päästik: kord päevas
Tingimus: tähtaeg on 3 päeva pärast ja staatus ei ole „Valmis"
Tegevus: e-post omanikule: „3 päeva jooksul lõppeb tähtaeg — [ülesanne]"
3. Juht teab hälvetest enne kui klient
Päästik: staatus muutub
Tingimus: uus staatus = „Hälbes"
Tegevus: Teamsi teavitus projekti omanikule ja osakonnajuhile
Kasulik, kui juhatus teeb iga kvartali kokkuvõtte. Hälvetest saadakse teada reaalajas, mitte alles kokkuvõttes.
4. Kinnitusahel dokumendile
Päästik: vorm täidetakse
Tegevus: e-post otsesele juhile koos „Kinnita" ja „Lükka tagasi" nuppudega. Kui kinnitatud, liigub järgmisele tasemele.
Tüüpiline kasutus: puhkuseavalduste, kulutaotluste ja lepingute kinnitamine. Business ja Enterprise tasemel.
5. Korduvate ülesannete genereerimine
Päästik: kord kuus
Tegevus: kopeeri eelmise kuu „Kuuraporti koostamine" ülesanne uue kuu kuupäevale
Rutiinsed, korduvad protsessid tulevad iseenesest järjekorda olemasolevatesse lehtedesse. Kõige kasulikum finantsaruannete, HR-tööde ja plaaniliste hooldustööde jaoks.
6. Uue kliendi tervitus
Päästik: uus rida lisandub müügi registrisse
Tingimus: staatus = „Võidetud"
Tegevus: e-post kliendi kontaktile (automaatselt valitud lahtrist) koos onboardingu infoga
7. Koormuse hoiatus
Päästik: kord nädalas
Tingimus: kellegi aktiivsete ülesannete arv > 15
Tegevus: e-post osakonnajuhile: „[Nimi] on üle koormatud, vaata üle"
8. Staatuse sünkroonimine alam- ja emaridade vahel
Päästik: alamridade staatused muudetakse
Tegevus: emarida muutub „Valmis", kui kõik alamread on „Valmis"
Kaotab käsitsi jälgimise — staatused liiguvad ise.
9. Integratsioon Power BI-ga (või välise andmebaasiga)
Päästik: kord päevas
Tegevus: ekspordi andmed eraldi raportisse, mis on ühendatud Power BI-ga
Kui vajad süvendatumaid analüüse, saad Smartsheeti andmed igapäevaselt Power BI-sse viia.
10. Kliendi teavitus staatuse muutumisel
Päästik: staatus muutub
Tingimus: uus staatus = „Valmis" ja kliendi e-posti väli on täidetud
Tegevus: e-post kliendile koos valmis faili/lingiga
Kõige lihtsam viis kaotada klienditeeninduse „kus mu tellimus on?" kõned. Koos Dynamic View'ga saab klient näha ka liikumist reaalajas.
Kust alustada
Vali üks kõige rohkem aega võttev käsitsi toiming ja alusta sellest. Kui see tööle hakkab, liigu edasi. Liigselt ei tasu sellele mõelda — automaatikad ehitatakse kiiresti ja neid saab igal ajal muuta.