Lõks 1: üks ühele ümber tõstmine
Tüüpiline tuttav stsenaarium: „meil on 12-veeruline Excel, paneme need samad 12 veergu Smartsheeti ja ongi valmis". See töötab nädala, aga mitte kaua.
Smartsheet erineb Excelist selle poolest, et seal on olemas struktuurid, mida Excelis ei ole — vastutaja lahter (kasutajat sisaldav veerg), tähtaja lahter koos ajateljega, staatuse lahter koos värvikoodidega. Kui migreerid pelgalt teksti, kaotad need struktuurid ja ei saa Smartsheetist kasu.
Mida teha: enne kopeerimist vaata veerud üle ja pane igale veerule õige tüüp — kuupäev, kasutaja, valiknimekiri, arvuline näitaja, valem. See võtab 10 minutit lisaks, aga muudab kogu edasise elu kergemaks.
Lõks 2: valemid jäetakse alles
Excelis on valemid kujul A = B × C × D. Smartsheeti migreerides tasub küsida: kas see valem on üldse vajalik, kui Smartsheet oskab automaatselt arvutada? Näiteks eeldatava valmimiskuupäeva arvutamine sõltuvuste põhjal on Smartsheetis sisse ehitatud — Exceli valemit pole vaja.
Mida teha: iga Exceli valemi kohta kaks küsimust. Kas Smartsheetis on selleks olemas valmis funktsioon (sõltuvused, ajaline arvutus, koondvaade)? Kui jah, kustuta Exceli valem. Kui ei, kirjuta see Smartsheeti valemikeeles ümber (sarnane Excelile, kuid mõned erinevused on — näiteks `CHILDREN()`, `PARENT()`, `ANCESTORS()` hierarhia jaoks).
Lõks 3: mitu inimest töötavad sama failiga
Excelis on „fail". Smartsheetis pole faile — on andmed, mille peal töötavad korraga paljud inimesed reaalajas. See on põhimõtteline erinevus, kuid sageli alahinnatud.
Praktikas tähendab see, et kogu töökorraldus muutub. Keegi ei saada e-kirjaga „uuendatud faili" — kõik näevad alati viimast versiooni. Varasemad versioonid säilivad automaatselt. Erinevad inimesed saavad sama rida samal ajal muuta ilma versioonide segaduseta.
Mida teha: tiimi koolitades rõhuta seda eraldi. Kui keegi ikka veel kipub „faili saatma", ei ole ta uuest töövoost aru saanud.
Lõks 4: õigused ja jagamine jäävad hilisemaks
Excelis pole õiguste haldust peaaegu üldse (kui mitte arvestada jagatud faile SharePointis). Smartsheetis on see üks võimsamaid funktsioone — aga kui seda kohe algusest peale ei paika pane, tekib segadus.
Tüüpilised küsimused: kellel on õigus muuta, kellel ainult vaadata, kas klient näeb kõiki ridu või ainult enda omasid, kas tiimijuht näeb palkasid, kas praktikant näeb konfidentsiaalseid kliente.
Mida teha: enne iga lehe jagamist tee lehe kohta konkreetne tabel: „vaatajad", „muutjad", „administraatorid". Grupid on parem valik kui üksikisikud — lihtsam hallata, kui keegi tuleb või lahkub.
Lõks 5: Exceli faile hoitakse alles „igaks juhuks"
Kui vanad Exceli failid jäävad alles kuhugi serverikausta ja mõned inimesed kasutavad neid endiselt, on migratsioon ebaõnnestunud. Tekib kahes kohas info — Smartsheetis ja Excelis — ja need lähevad lahku. See on kõige aeglasemalt toimiv ebaõnnestumine: pool aastat paistab, et kõik on korras, siis leitakse, et keegi kasutab ikka veel Excelit.
Mida teha: pärast migratsiooni pane vana Exceli fail „ARHIIV" kausta ja lisa selle algusse märkus: „See fail on arhiveeritud. Uus versioon on Smartsheetis: [link]." Kui mõni inimene ikka veel Exceli juurde tagasi pöördub, on see märk, et koolitus ei ole veel mõjunud.
Kokkuvõttes
Migratsioon Excelist Smartsheetile ei ole tehniline ülesanne. See on pigem harjumuste ja töökorralduse muutmine. Tehnilise osa saab meie meeskond ära teha 1–2 nädalaga, aga tegelik kasu tekib alles siis, kui tiim on uuel platvormil töötama harjunud. See võtab tavaliselt ühe kuu.